Het kost natuurlijk altijd inzet en tijd om een nieuwe technologie te introduceren binnen een organisatie. Daarnaast brengt het vaak ook een cultuurverandering met zich mee en zijn medewerkers vaak bang om hun baan kwijt te raken aan de nieuwe technologie. Daarom is het belangrijk dat directie en management de mens centraal stelt en ervoor zorgt dat er draagvlak is binnen de organisatie. Begeleiding van de medewerkers tijdens de verandering is daarom cruciaal. Ook na de implementatie blijft dit belangrijk om de veranderingen in stand te houden.
Helaas gebeurt het vaak dat een nieuwe technologie niet verder komt dan een pilot of Proof of Concept (PoC). De pilot wordt vaak geïmplementeerd op slechts één afdeling of één product. Bij het uitbreiden naar andere afdelingen of producten gaat het vervolgens mis, omdat de technische vereisten voor de uitbreiding simpelweg niet haalbaar zijn binnen de bestaande technische omgeving.
Een AI oplossing hoor je continu verder te ontwikkelen. Dus na de implementatie van de oplossing houdt het niet op. Zie het als een nieuwe medewerker: de medewerker wordt opgeleid voor een bepaalde functie en blijft gedurende zijn of haar loopbaan groeien in ervaring en kennis. Zorg daarom voor een team met de juiste disciplines die de oplossing blijft trainen, ontwikkelen en testen. Dit kan niet alleen door een IT medewerker gedaan worden, kennis uit de organisatie is namelijk essentieel. Als er geen team is die de ontwikkeling van de oplossing voortzet, zal ook hier het initiatief blijven hangen bij een PoC.
Belangrijk is om te analyseren waar jouw bedrijf zich bevindt in de digitalisatie ladder. Hoe hoger jouw bedrijf in de digitalisatie ladder zit, hoe groter de kans op succes bij de implementatie van AI.
Standaardiseer en documenteer de bedrijfsprocessen binnen de organisatie. Voorkom dat elke werknemer standaard taken op een andere manier uitvoert.
Zorg dat alle informatie gedigitaliseerd wordt. Zorg dat papieren dossiers en andere niet-digitale vormen van informatie en opslag verleden tijd worden.
Zorg ervoor dat alle data binnen de organisatie zoveel mogelijk op een centrale plek wordt opgeslagen, dus alles zoveel mogelijk in 1 systeem of op een gedeelde opslag. Voorkom lokale bestanden waar niemand bij kan. Zoals de bekende Excelsheets op het bureaublad van een medewerker die op vakantie is.
Als alles gestandaardiseerd, digitaal, én ook gecentraliseerd is, is het veel makkelijker om de volgende stap te zetten. De eerste 3 stappen maken het mogelijk om processen te automatiseren. Start met het automatiseren van de simpele, administratieve en repeterende taken. Medewerkers hebben hierdoor meer plezier in hun werk omdat zij deze saaie administratieve taken niet meer hoeven uit te voeren, maar kunnen doen waar zij goed in zijn. Met het toevoegen van AI kan je automatisering nog breder, effectiever en slimmer maken. Zo kan je bijvoorbeeld het voorspellende vermogen van AI gebruiken om automatisch proactief in te grijpen in processen nog vóór het mis gaat.
Een goed voorbeeld voor het automatiseren van processen is het gebruik van RPA (Robotic Process Automation) dit is software die ervoor zorgt dat handelingen automatiseert die normaal door een medewerker worden uitgevoerd. Omdat RPA deze taken met hoge snelheid en foutloos uitvoert, heb je snel een enorme tijdwinst. Deze tijdwinst kan het bedrijf inzetten om de productiviteit te verhogen of elders ingezet worden waar waarde toegevoegd kan worden binnen de organisatie.
Het kan dus zo zijn dat je als bedrijf eerst een paar voorbereidende stappen moet nemen, zoals een procesoptimalisatie slag, voordat je een AI oplossing kunt implementeren binnen de organisatie.
Promax analyseert samen met jou de processen en de behoeften om zo tot een passende oplossing te komen, deze vervolgens te implementeren en te onderhouden, zodat jij jouw bedrijfsdoelstellingen kan halen.
Kortom: Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg dat niet alleen jij, maar de hele organisatie er klaar voor is. Zorg voor een team met de juiste kennis om het Artificial Intelligence initiatief te ontwikkelen, uit te rollen, en daarna continu door te ontwikkelen. Houd vanaf het begin de haalbaarheid van de oplossing in de gaten zodat je later niet in de problemen komt.
Wil je up-to-date blijven?
